Un assistant interne pour votre équipe, sur vos documents
Il ne parle pas à vos clients. Il sert votre équipe, sur ce que votre entreprise a écrit depuis dix ans et que personne ne retrouve.
Décrire ma tâcheEn bref
Un assistant IA interne cherche dans les documents de l’entreprise et répond en citant le document d’origine. Il respecte les droits d’accès de chacun, et il est utile à partir du moment où retrouver une information prend plus de temps que la relire.
Le problème n’est pas le volume, c’est le temps de retrouver
Un bureau d’études avait 20 000 documents accumulés depuis 2015 n’a pas un problème de stockage. Elle a un problème de recherche : l’information existe, quelqu’un l’a écrite, et personne ne sait où.
Le réflexe est de refaire le document. C’est le coût invisible : on repart de zéro sur ce qui existait, et le nouveau document rejoint la pile.
Un assistant interne répond à la question et donne le document d’où vient sa réponse. C’est la deuxième partie qui compte : sans la source, personne ne fait confiance à la réponse.
Relevé de 2026, sur un fonds documentaire de 20 000 pièces : la recherche par mots-clés du système de fichiers ne rendait rien d’exploitable, parce que les noms de fichiers avaient été écrits par 6 personnes différentes en 10 ans.
Ce qu’il voit dépend de qui demande
Un assistant qui répond la même chose à tout le monde est un problème de confidentialité déguisé en outil.
Les droits d’accès existants sont repris tels quels : ce qu’une personne ne peut pas ouvrir dans le dossier partagé, l’assistant ne le lui cite pas. C’est la première chose que la validation vérifie, avec un compte d’essai sans privilège.
Ce qui est livré
- l’assistant, branché sur vos espaces de documents existants
- la reprise des droits d’accès, vérifiée avec un compte sans privilège
- une demi-journée de prise en main avec l’équipe
- le journal des questions posées, qui dit ce que vos gens cherchent et ne trouvent pas
Le journal est le livrable qu’on n’attend pas. Au bout d’un mois, il dit quelles procédures manquent, et c’est souvent plus utile que l’assistant lui-même.
La bascule de 20 000 documents, simulée en entier avant d’être lancée
Les questions qu’on me pose sur l’assistant interne
- Est-ce que ça marche sur des documents scannés ?
- Oui, à condition de les passer par une reconnaissance de texte, qui se chiffre à part quand le fonds est ancien. La journée de qualification mesure la proportion de documents concernés.
- Combien de documents faut-il pour que ça vaille le coup ?
- Ce n’est pas le nombre qui décide, c’est le temps perdu à chercher. Une équipe de 10 personnes qui cherche 10 minutes par jour y laisse 380 heures sur une année, soit plus qu’un chantier.
- Est-ce que ça remplace notre arborescence de dossiers ?
- Non, et il ne faut pas. L’assistant se pose dessus. Une arborescence reste utile pour ranger, et c’est elle qui porte les droits.
Décrivez-moi la tâche
Dites-moi qui la fait, combien de fois par semaine, et avec quels logiciels. Je vous réponds sous vingt-quatre heures, par écrit, avec une première lecture de ce que vous m’aurez décrit. Si la tâche ne se prête pas à un outil, je vous le dis et je vous explique pourquoi.
- Testé. Chaque morceau est vérifié avant de vous être livré, et c’est vous qui dites s’il fait ce qui était écrit, avant que je passe au suivant.
- Garanti. Si l’outil ne fait pas ce qui est écrit au devis, je corrige à mes frais, puis je continue jusqu’à ce qu’il le fasse ou je vous rembourse le morceau.
- À vous. Le code et les procédures vous sont cédés quand vous validez le dernier morceau, documentés, avec le droit de reprendre l’outil ailleurs.
Une tâche répétitive ne coûte jamais d’un coup : elle prend deux heures cette semaine, deux heures la suivante, et personne ne la voit jamais passer dans un budget. Le calcul se fait en deux minutes et il se fait sans moi.
Décrire ma tâche Calculer ce que la tâche vous coûte par an
- réponse sous 24 heures
- aucun engagement
- aucun fichier à joindre